Hoja de cálculo
Una
hoja
de cálculo
es un programa,
más precisamente una aplicación,
que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La
celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo,
donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los
cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con
fórmulas
funciones
y dibujar distintos tipos de gráficas.
Orígenes de las hojas de cálculo
En
1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica
en el artículo Budgeting
Models and System Simulation
de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de
este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en
EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos
en 1970. La patente
no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención
puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte
estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente
porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó
al comienzo de las patentes
de software.
Dan
Bricklin es el inventor
generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la
historia de un
profesor de la
universidad
que hizo una tabla de cálculos en una pizarra.
Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir
una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a
Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador,
usando el paradigma
tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
intervenían en el proceso.
Su
idea se convirtió en VisiCalc,
la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental"
que hizo que el PC
(ordenador u computador personal)
dejase de ser sólo un hobby
para entusiastas del computador para convertirse también en una
herramienta en los negocios y en las empresas.
Celdas
Una
celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden
introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio
rectangular que se forma en la intersección de una fila y una
columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es
el nombre de la columna y 4 el de la fila).
Las
filas son horizontales y están identificadas por los números en
secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con
las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de
Cálculo.
En
las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o
números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un
determinado cálculo o tarea.
Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo
Cada
vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por
ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de
la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales)
se alinea a la derecha de la celda de forma automática.
Sin
embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más
cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo
diferente.
Existen
operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el
producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos,
existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En todos
los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de
cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una
operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de
datos.
Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente
La
multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo
=b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se
pueden multiplicar más de dos celdas.
La
división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3,
divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.
Si
se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse
el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de
la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.
Si
la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente:
=a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.
Símbolos de agrupación de operaciones
Cuando
se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una
multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en
matemática para separar una operación de otra. Sin embargo, y
también del mismo modo que en matemática, las operaciones tienen un
Orden de Prioridad “natural” de operación. Primero se resuelven
potencias y raíces. Después cocientes y productos.
Orden de prioridad de las operaciones
Todas
las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las
subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro
hacia los extremos.
Dentro
de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:
- Se
analiza la expresión de izquierda a derecha.
- Si
en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de
estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad
de los mismos.
- Si
en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la
evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se
encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par
de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.
Nociones de constantes y variables
Un
par de conceptos de vital interés en matemática, y en toda
aplicación de esta ciencia a un área específica de conocimiento,
es el de constante y variable. Para emplear una terminología simple,
entenderemos por constante todo número (o más genéricamente todo
valor) conciso.
Una
variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una
representación de un dato que puede no tener el mismo valor siempre.
Así,
cuando decimos La temperatura de ebullición del agua es de 100º C,
estamos haciendo referencia a un valor constante para ese fenómeno
en particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de
calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el tiempo,
los valores que toma la temperatura van variando hasta alcanzar la
ebullición. En este segundo caso, a la temperatura se la considera
variable.
Operaciones con constantes
La
plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma
directa valores específicos (constantes), de modo similar a una
calculadora.
Así,
si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las
celdas a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con
posicionarse, por ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como
se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos
o no), no es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor
implicaría corregir el número erróneo, y además la fórmula en sí
misma.
Operaciones con variables. Ventajas
Puede
añadirse a todo lo anteriormente expuesto que en Ciencias de la
Computación, la interpretación de constante y de variable es
similar a la de matemática, pero tiene además un enfoque particular
en lo referente a la idea de variable.
Se
considera que toda variable, en informática, almacena un valor. De
este modo será mucho más ventajoso manipular una variable, y no su
contenido específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular
variables equivale a manipular celdas.
De
este modo, en el ejemplo anterior, será más eficiente escribir en
la celda a5 la fórmula “con variables” =a1+a2+a3+a4, que la
fórmula “con constantes” =12+13+12+14. En la primera, si se
comete un error al cargar los valores de a1 a a4, solamente se
corregirá/n dicho/s error/es. Como la fórmula está escrita “en
celdas” – o sea manipulando variables – la fórmula en sí
misma recalculará el resultado correcto sin necesidad de ser
corregida.
Una
fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una
técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,
+, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.
Los
distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula
son : Operadores aritméticos se emplean para producir
resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ Operador tipo texto
se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de
la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores
de referencia indican que el valor producido en la celda referenciada
debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de
rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma
(,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando
hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la
misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se
conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar
paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las
operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las
que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los
paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando
hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría,
se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a
continuación las que tienen operadores de comparación y por último
las de operadores lógicos .
Los
operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir
que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que
aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor
que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual
que (>=)
Los
operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente
orden de prioridad (de mayor a menor): Aritméticos Lógicos
Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*) y
División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de
caracteres (&) Cuando hay multiplicación y división en la misma
expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de
izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y
sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en
el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de
concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un
operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los
operadores de comparación.
Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que
acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y
devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una
sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de
error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un
punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función
equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Referencias relativas
Cuando
escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar
escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que
está en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en
la celda que contiene la fórmula, y acercamos el ratón a ese punto
hasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede
apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula
al resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
número de la fila de la celda inicial se va incrementando en uno, y
la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera celda (la
que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va
siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la última sea c7). Si lo
mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés.
El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra de la
columna. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula),
era c2, el autollenado celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2,
(suponiendo que la última sea j2).
Referencias absolutas
Muchas
veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores
que se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda
puede haber un precio que debe multiplicar a varias cantidades que se
encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o de
incremento) debe multiplicar a varios importes que están en otro
rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por
ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar
la fórmula de multiplicación para todas las celdas. ¿Por qué?,
porque como el número de la fila aumenta (es relativa), ya la celda
del precio no multiplicaría a todos los números. Entonces, cuando
se tiene que multiplicar un número en una celda por varios números
que están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda
que contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o referencia
absoluta. Hay dos maneras de hacer esto. La primera es colocar el
cursor (con el mouse o las teclas de dirección) delante de la celda
que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que
nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar
por una primera cantidad de artículos que está en la celda c5.
Cuando escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para
inmovilizar la celda b1 que tiene el precio por artículo, colocamos
el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el signo "="
y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la
fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está
inmovilizada y al autollenar, no se modificará ni la letra "b"
de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto, todos los
números c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay en
b1.
La
otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de
la b y el mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula.
Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto de
las celdas.
Ordenamiento de datos
Si
lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse
el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en
base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z
(ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna
otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos
los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción
Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de
una lista desplegable por cuál rótulo de columna quere ser la
primera también), y a la derecha aparece si queremos que el
ordenamiento sea ascendente o descendente.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una
hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un
software a través del cual se pueden usar datos numéricos y
realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla.
También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una
gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de
trabajo.
Además,
las hojas de cálculo también pueden producir representaciones
gráficas de los datos ingresados:
- histogramas
- curvas
- cuadros de sectores
Las hojas de cálculo principales
Las
compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Las más
importantes son:
- Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.
- Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.
- OpenCalc: paquete OpenOffice.
- IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.
- Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.
- KSpread:
paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.
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